miércoles, 9 de mayo de 2012

.PORTADA

                 
Tecnológico de Costa Rica

Escuela de Ciencias del Lenguaje

CI-1106 Comunicación Escrito




ATENCIÓN AL CLIENTE EN LAS INSTALACIONES DE FUNDATEC DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA, SEDE CENTRAL.




ELABORADO POR:      Emmanuel Hernandez Mena
                                   Norman Sanchez Martinez
                             Daniel Zamora Umaña
                         Alejandro Canizales



PROFESORA:         Gabriela Amador Solano



I semestre 2012

.INTRODUCCION

Este documento corresponde a la propuesta  de investigacion del curso comunicacion escrita de la Escuela de Ciencias del lenguaje del Instituto Tecnológico de Costa Rica. El tema es: Atención al cliente en las instalaciones de FUNDATEC del Instituto Tecnológico de Costa Rica, sede central.

A continuación las partes de la propuesta:

.JUSTIFICACION

Nivel personal: Es evidente que todo negocio depende de los clientes, el buen trato hacia los usuarios es la clave del éxito. Tener estabilidad nos permite formar una base sólida en nuestro negocio lo que sirve de motivación para todos los empleados. Ayuda a tener menor rotación del personal, este punto es muy importante ya que no es lo mismo una persona ya experimentada en ese ámbito que otra que va a empezar a involucrarse en ese ambiente laboral. Otro punto importante es la disminución de del ausentismo y quejas por parte de los trabajadores, por eso es muy importante trabajar en un ambiente sano en el que todos se sientan de la mejor manera todo eso será un gran beneficio para el negocio.
 Alejandro Canizales Silva

Nivel institucional: se logran evaluar aspectos de manera tal, que permitan identificar posibles fallos en el proceso de atención al cliente que brinda la empresa (FUNDATEC), lo cual no solo beneficiara a la entidad como tal, sino también promovería la participación de particulares en el proceso de evaluación de las instituciones adjuntas a la universidad.
Norman Josué Sánchez Martínez.

Nivel nacional: la investigación hecha en esta institución no solo podrá ayudar a el mejor desarrollo de la misma, sino que tambien podría ayudar a otras empresas a nivel nacional, para mejorar su desempeño antes los clientes y aumentar tanto su clientela y como sus ganancias, ya sean de carácter publico o privado.
Daniel Zamora Umaña.


Nivel mundial : La búsqueda de mejorar las atenciones al cliente en las instalaciones de  FUNDATEC, aportaría mayor comodidad y satisfacción en cuanto a las relaciones que tiene el Instituto Tecnológico de Costa Rica con diferentes universidades a nivel mundial, esto para alguna eventualidad si las universidades o estudiantes de intercambio ocupen tener alguna relación o consulta con esta entidad.
Emmanuel Hernández Mena

.DELIMITACION DEL TEMA

ATENCIÓN AL CLIENTE EN LAS INSTALACIONES DE FUNDATEC DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA, SEDE CENTRAL.

.FORMULACION DEL PROBLEMA

  • ¿Cómo es la atención al cliente en las instalaciones de FUNDATEC, en la sede central del Tecnológico de Costa Rica?

.PREGUNTAS EXPLORATORIAS

1.¿Cuáles son los aspectos que podrían afectar al cliente durante el servicio en las instalaciones de FUNDATEC? Emmanuel Hernández Mena

2.¿Cómo es la calidad de atencion al cliente en esta institución?  Norman Sánchez Martínez

3.¿Qué aspectos se deben tomar en cuenta para tener una buena atención al cliente?   Daniel Zamora 
Umaña

4. ¿De que manera se puede mejorar el servicio de  la  FUNDATEC del Tecnológico de Costa Rica?  Alejandro Canizales Silva

.OBJETIVO GENERAL

Investigar que tan eficiente es el servicio que se brinda a los clientes por parte de la entidad FUNDATEC.

.OBJETIVOS ESPECIFICOS


  • Evaluar el grado de satisfacción de los clientes, en cuanto a la atención que se les brinda por parte de la empresa FUNDATEC.                                                                      Norman Josué Sánchez Martínez.
  • Analizar los aspectos positivos y negativos de la infraestructura ,para la comodidad del cliente en las instalaciones de FUNDATEC.                                                           Emmanuel Hernández Mena.
  • Justificar cómo la buena atención al cliente da buenos resultados para una empresa o institución.                   Daniel Zamora Umaña.      
  •  Dar a conocer la opinión de los clientes de FUNDATEC en cuanto a la calidad del servicio se refiere.                                      Alejandro Canizales Silva                                                                                                                                                                                                                                                           

.ESTADO DE LA CUESTION

Nuevas relaciones con el cliente
Clara Shih, autora del libro, The Facebook Era encargada de retomar la actividad de la tarde, centro en su discurso de una de sus investigaciones, en como esta cambiando la relación de los clientes con las marcas y como las redes sociales se han convertido en el mejor sitio para que las empresas se relacionen con sus clientes. Ella lo sabe bien y no es en vano creó la primera aplicación de negocio para Facebook, que permitió integrar los datos de los contactos de esa red dentro de una aplicación CRM como Salesforce.
Enfatizo como las redes sociales permiten construir nuevas relaciones con el cliente, multiplicando la importancia de los usuarios no solo por los productos que compran, sino por su capacidad para recomendarles a otros potenciales clientes. Medios como Facebook o Twitter se han convertido en los canales prioritarios del marketing, ya que son los usuarios los que deciden seguir la marca. Para ello la redacción con estos deberá evitar el tradicional discurso comercial y utilizar un nuevo modelo de comunicación basado en la confianza.
De la misma forma nos damos cuenta como la globalización comienza a interferir en el proceso de comprensión empresarial con lo que respecta a clientes, donde estas por factores muy actuales como los son las redes sociales comienzan a buscar la manera de identificar cuales son sus clientes fieles y potenciales, distinguirlos y consérvalos de la misma forma como lo hacían antes cuando era físicamente el contacto con ellos.
Norman Josué Sánchez Martínez.


Algunos aspectos importantes que deben tomar en cuenta las empresas para una excelente atención al cliente:

1. Ser bien recibido
2. Servicio formal y puntual
3. Sentirse cómodo en la oficina en la que se encuentre
4. Un servicio ordenado y bien organizado
5. Recibir ayuda o asesoría especifica eficiente
6. Sentirse importante
7. Ser apreciado
8. Ser reconocido
9. Ser respetado

Aspectos importantes que el cliente desea:
1. Ser tratados con cortesía
2. Atención rápida
3. Personal bien informado
4. Personal eficiente
5. Respuesta precisas
Emmanuel Hernandez Mena GRUPO:05

Satisfacción del cliente:
Gracias a esta investigación podemos saber lo importante que es evaluación de la satisfacción del cliente en una empresa, ya que la misma nos dirá si nuestra atención al cliente esta o no dándonos un verdadero beneficio o solo nos perjudica.
Y tan solo con evaluar puntos como opinión del cliente,su percepción de la empresa, si se cubren las expectativas y otros de los aspectos antes mencionados, son importantes para saber que tan bien se hace el trabajo y que tanto queda satisfecho el cliente. Todo esto, afirman los datos de la
investigación, se podría realizar con pequeñas encuestas o preguntas y así lograr respuestas que podrían mejorar la empresa.
Daniel Zamora U

Estrategias de marketing:

Son conocidas como estrategias de mercadotecnia o estrategias comerciales y consisten en acciones que se llevan a cabo para lograr diferentes objetivos como: captar la atención del cliente, dar a conocer los nuevos productos, lograr una mayor cobertura o exposición de los productos. Pero al diseñar nuevas estrategias hay que tomar siempre en cuenta la competencia. Un buen inicio es tomar en cuenta siempre sus debilidades, otras cosas que se deben mencionar son el total de la inversión y la capacitación de nuestro personal.  
Para una mejor gestión de las estrategias de marketing, éstas se suelen dividir o clasificar en estrategias destinadas a 4 aspectos o elementos de un negocio: estrategias para el producto, estrategias para el precio, estrategias para la plaza (o distribución), y estrategias para la promoción (o comunicación). Conjunto de elementos conocidos como las 4 Ps o la mezcla (o el mix) de marketing (o de mercadotecnia).
 Alejandro Canizales Silva.

.MARCO TEORICO

 El servicio o atencion al cliente es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo.
El servicio al cliente es una potente herramienta de marketing.

1.- Que servicios se ofrecerán:
Para determinar cuáles son los que el cliente demanda se deben realizar encuestas periódicas que permitan identificar los posibles servicios a ofrecer, además se tiene que establecer la importancia que le da el consumidor a cada uno.
Debemos tratar de compararnos con nuestros competidores más cercanos, asi detectaremos verdaderas oportunidades para adelantarnos y ser los mejores.

2.- Qué nivel de servicio se debe ofrecer:
Ya se conoce qué servicios requieren los clientes, ahora se tiene que detectar la cantidad y calidad que ellos desean, para hacerlo, se puede recurrir a varios elementos, entre ellos; compras por comparación, encuestas periódicas a consumidores, buzones de sugerencias, número 800 y sistemas de quejas y reclamos.
Los dos últimos bloques son de suma utilidad, ya que maximizan la oportunidad de conocer los niveles de satisfacción y en qué se está fracasando.

3.- Cuál es la mejor forma de ofrecer los servicios:
Se debe decidir sobre el precio y el suministro del servicio. Por ejemplo, cualquier fabricante de PC's tiene tres opciones de precio para el servicio de reparación y mantenimiento de sus equipos, puede ofrecer un servicio gratuito durante un año o determinado período de tiempo, podría vender aparte del equipo como un servicio adicional el mantenimiento o podría no ofrecer ningún servicio de este tipo; respeto al suministro podría tener su propio personal técnico para mantenimiento y reparaciones y ubicarlo en cada uno de sus puntos de distribución autorizados, podría acordar con sus distribuidores para que estos prestaran el servicio o dejar que firmas externas lo suministren.
Emmanuel Hernandez Mena grupo:05

Beneficios de una buena atencion al cliente:
Aclarado el concepto de beneficio como aquello positivo o bueno de alguna acción realizada, podemos definir varios beneficios que tiene la buena atención al cliente en una empresa tales como:
Lealtad del cliente, incremento en la ventas, menor inversión en publicidad, nuevos clientes, mayor participación en el mercado y mas estabilidad empresarial. estos son algunos de los beneficios que se pueden tener e inclusive hay mas, y que significa esto, gracias al la buena atención una empresa pequeña puede competir contra otras mas conocidas, y en el caso de instituciones pueden mejorar su reputación y confiabilidad del publico con solo tener un plan de atención al cliente.
Daniel Zamora

Tipos de clientes:

Cliente externo:
Individuo que suele estar considerado bajo diferentes categorías, que van desde pertenecer al Público-objetivo de la empresa, pasando luego hacer Cliente potencial, luego Comprador eventual y hasta llegar a ser Cliente habitual o Usuario. Los entes clasificados como Público-objetivo no se interesan de forma particular por el producto. El Cliente potencial si se interesa, pero todavía no ha decidido comprar, el Comprador eventual ya ha se ha decidido, el Cliente habitual o Usuario incorpora a su vida las consecuencias de la compra. De forma muy general es así como podemos comprender los roles que ven las empresas en sus clientes para comprenderos de una mejor manera.

Cliente interno:
Una empresa puede tener secciones o sucursales que estén conectadas con otras secciones de esa misma empresa mediante una cadena de abastecimiento, de la misma forma que si fueran empresas diferentes, dentro de ellas mismas se suelen crear compradores empleados de estas empresas los cual genera una compra hacia dentro, esto comúnmente se le conoce como consumidores internos.
Algunas de las nuevas teorías organización del trabajo que se están desarrollando actualmente pueden dar como resultado la aparición de unos mercados que posean mayor abundancia de clientes y proveedores. Está llamando mucho la atención la teoría de los grupos de trabajo autónomos, los cuales funcionan como una actitud empresarial independiente dentro de su propia empresa, prescindiendo de las tradicionales limitaciones funcionales.

Norman Josué Sánchez Martínez. Grupo 05.

Innovación de la empresa.
 La innovación es explotar ideas que tienen éxito en el mercado. Son aquellas a la que los clientes le atribuyen valor. Ese valor viene definido, además, no sólo por las características funcionales del producto o servicio, sino por la percepción subjetiva que el cliente tiene de él. Los clientes cada vez se interesan más por los intangibles que ofrecen los nuevos productos o servicios. la innovación no es una actividad discreta, sino un proceso continuo y sistemático. No se puede innovar un día  y luego dejarla de lado. Ha de ser una actividad constante. Además ha de ser sistemática, Es decir, debe obedecer a una estrategia o a una carta de navegación flexible, que se adapte a los constantes cambios que se producen en el entorno. La innovación requiere de mucho trabajo, no sólo inspiración.
 La innovación requiere de creatividad. Las empresas deben confiar en la capacidad creativa de sus empleados . Con todo, no basta esa voluntad. Además se deben crear las condiciones que produzcan la creatividad.
Alejandro Canizales Silva.

.MARCO METODOLOGICO

.CRONOGRAMA

Cronograma de Mayo 2012 a Diciembre 2012

10 de Mayo: reunion para la proposición del proyecto y análisis del problema encontrado.

17 de Mayo: elaboración de la propuesta basada en el problema identificado.

24 de Mayo: reunion para planear la propuesta del proyecto, selección de los métodos más adecuados para la evaluación del problema identificado el día 10 de Mayo, elaboración del presupuesto. 

7 de Junio: presentación del la propuesta a los interesados.

22 de Junio: planeación del objetivo general y específicos del proyecto, una vez que el presupuesto y la propuesta han sido aceptados.

25 de Junio: compra de materiales necessitous para del elaboración del proyecto.


29 de Junio: desarrollo por cada objetivo planeado y establecimiento de fechas para la realización de encuestas, entrevistas y demás métodos seleccionados con anterioridad.


8 de Agosto: análisis de toda la información recolectada, tabulación de la misma y creación de gráficos, tablas o cuadros para la demostración y comprensión de la información.

22 de Agosto: elaboración del informe, que se presentará, con la información obtenida.


31 de Agosto: presentación del informe.

10 de Setiembre: quejas y/o beneficios obtenidos después de todo el proceso de investigación.


15 de Setiembre:  en caso de quejas, en ésta fecha se realizará reevaluación del proyecto para posibles mejoras.


.PRESUPUESTO


Presupuesto
Materiales requeridos Justificación Costo
Materiales Varios Para presentación de la información y demás datos que se obtengan en esta sección, también se incluyen articulos de oficina tales como , clips, grapadoras, hojas de recordatorio, lapiceros, lapices, hojas blancas y a color, papel periódico, cartulinas para presentación de graficos, pizarra acrilica, marcadores, hojas rayadas y demás ₡540,000.00
5 computadoras Necesarias para el procesamiento y analisis de la información así como para el almacenamiento de datos que se obtengan a lo largo de la investigación ₡2,500,000.00
Impresoras y tinta Complemento necesario para realizar las distintas impresiones de: formularios, encuestas, informes, tablas de resultados Impresora 45,000.00 Tinta 12,000.00
Alquiler de oficinas Para mantener el equipo de trabajo de las diferentes áreas, reunidos durante el proceso de investigacion, agilizando así el proceso de envio y recibo de información Estimado en 175000 colones por mes
Equipo auxiliar Necesario para el proceso de mantenimiento informativo, así como el analisis de encuestas y demás mecanismos de evaluación que se utilizarán  Estimado en 85000 colones de salario por operario
   Viaticos Necesarios para alimentación, hospedaje y demás equipo necesario para los encuestadores o entrevistadores Estimado en 30000 colones por cada colaborador
Mesas y otros muebles Equipo de apoyo para lugares de trabajo ₡120,000.00
Archivos Indispensables para almacenamiento de información ₡80,000.00
Electricidad Incluidos en alquiler de local ₡0.00
Agua  Incluidos en alquiler de local ₡0.00
Telefono Incluidos en alquiler de local ₡0.00
Internet Incluidos en alquiler de local ₡0.00
Alimentación Para equipo de trabajo, personal auxiliar, clientes ₡640,000.00
Salarios De funcionarios fijos en el proyecto ₡3,000,000.00
TOTAL APROXIMADO ₡7,607,000.00
NOTA: al finalizar el proceso de investigación,
el cual se tiene proyectado para un lapso no mayor a cinco meses,
se estará presentanto copia y original de todas las facturas que
 respalden los costos incurridos durante la investigación.


.POSIBLES CONCLUSIONES

Posibles conclusiones:
  • Se logra la identificación de fallos de la entidad FUNDATEC en sus procesos de atención al cliente.
  • Se conocen la necesidades que los clientes tenían durante el servicio que recibian en las instalaciones de FUNDATEC.
  •  Se encuentran las posibles soluciones que buscan los clientes, para mejorar las atenciones durante la instancia en FUNDATEC.